怎么規(guī)避費用報銷內(nèi)控風險

內(nèi)控是“一個過程”

費用報銷環(huán)節(jié)內(nèi)控不嚴，則會存在很大的隱患。如：不相容職務(wù)沒有分離，授權(quán)與執(zhí)行的錯位;ERP模塊功能造成的會計分錄割裂，容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)錯誤;業(yè)務(wù)部門預(yù)算與執(zhí)行的匹配不及時，超預(yù)算得不到控制，預(yù)算制度形同虛設(shè);費用報銷滯后，造成會計信息的失真，不能按照權(quán)責發(fā)生制記錄業(yè)務(wù);由于制度運行缺陷，付款環(huán)節(jié)成為前端控制失效的集中體現(xiàn)，只能去被動消化。

費用報銷付款相關(guān)的內(nèi)控可以分為與財務(wù)核算相關(guān)和經(jīng)營管理相關(guān)，是通過一系列制度流程的執(zhí)行來達到目的。內(nèi)控是一個過程，需要全員參與，但內(nèi)控僅提供合理保證，不能杜絕舞弊與錯誤，需要通過不
斷借鑒先進企業(yè)的成熟發(fā)展經(jīng)驗、結(jié)合自身特點來完善與推行。

嚴格執(zhí)行權(quán)簽等級制度

以級別最高的業(yè)務(wù)人員來報銷費用是保證公司權(quán)簽等級的做法。

執(zhí)行與檢查的職責需要分離的原理，要求任何級別業(yè)務(wù)人員都不能權(quán)簽自己的費用，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)。

如果業(yè)務(wù)發(fā)生人將費用單據(jù)轉(zhuǎn)交低級別的人員提交，而自己再權(quán)簽該業(yè)務(wù)費用，就屬于典型的逃避權(quán)簽等級的行為。對這些隱性的違反內(nèi)部控制的行為進行甄別，需要財務(wù)部會計在審核這些費用時，查詢更多的費用清單、交易明細，以判斷業(yè)務(wù)真實的發(fā)生人。有的公司化繁為簡，規(guī)定如多人發(fā)生同一項業(yè)務(wù)活動時，必須以最高級別的人員來報銷費用，如此才能有效保證公司的權(quán)簽等級得到遵循。

強化業(yè)務(wù)工作通報機制

加強結(jié)賬前的試算平衡表檢查是有效的事后防治手段，而更積極的應(yīng)對措施則需要在明細賬之間建立業(yè)務(wù)通報機制，共享中轉(zhuǎn)科目的
使用，互相檢查。先進行業(yè)務(wù)處理的模塊，其中包括原業(yè)務(wù)處理記錄、審批過程、本次調(diào)整分錄等有效信息，從而為下一步流程環(huán)節(jié)提供支持文件。而這些通報機制可以通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的電子表格功能實現(xiàn)，即將共享文件置于服務(wù)器，使得多個使用者均可訪問查看，但限定關(guān)鍵人的修改權(quán)限是必要的。

有效防范費用報銷內(nèi)控風險的措施

1.嚴格執(zhí)行權(quán)簽等級制度

以級別最高的業(yè)務(wù)人員來報銷費用是保證公司權(quán)簽等級的做法。

執(zhí)行與檢查的職責需要分離的原理，要求任何級別業(yè)務(wù)人員都不能權(quán)簽自己的費用，包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)。

如果業(yè)務(wù)發(fā)生人將費用單據(jù)轉(zhuǎn)交低級別的人員提交，而自己再權(quán)簽該業(yè)務(wù)費用，就屬于典型的逃避權(quán)簽等級的行為。對這些隱性的違反內(nèi)部控制的行為進行甄別，需要財務(wù)部會計在審核這些費用時，查詢更多的費用清單、交易明細，以判斷業(yè)務(wù)真實的發(fā)生人。有的公司化繁為簡，規(guī)定多人發(fā)生同一項業(yè)務(wù)活動時，必須以最高級別的人員來報銷費用，如此才能有效保證公司的權(quán)簽等級得到遵循。

2.強化業(yè)務(wù)工作通報機制

加強結(jié)賬前的試算平衡表檢查是有效的事后防治手段，而更積極的應(yīng)對措施則需要在明細賬之間建立業(yè)務(wù)通報機制，共享中轉(zhuǎn)科目的使用，互相檢查。先進行業(yè)務(wù)處理的模塊，其中包括原業(yè)務(wù)處理記錄、審批過程、本次調(diào)整分錄等有效信息，從而為下一步流程環(huán)節(jié)提供支持文件。而這些通報機制可以通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的電子表格功能實現(xiàn)，即將共享文件置于服務(wù)器，使得多個使用者均可訪問查看，但限定關(guān)鍵人的修改權(quán)限是必要的。

怎么規(guī)避費用報銷內(nèi)控風險由會計學(xué)堂整理，防止預(yù)提費用失控濫用或是加強預(yù)算管理，都是合理的規(guī)避內(nèi)控風險的方式。