備用金是單位內(nèi)部各部門工作人員用作零星開支、業(yè)務(wù)采購、差旅費等以現(xiàn)金方式借用的款項。預(yù)算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒?，一般不超過3-5天零星支付所需現(xiàn)金。各預(yù)算單位應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金額度申請，支付中心依據(jù)預(yù)算單位的申請及具體業(yè)務(wù)情況審定備用金額度，并簽訂備用金管理責(zé)任書。

一、 使用范圍

備用金主要用于小額零星報銷費用支出，其使用范圍為：除工資統(tǒng)發(fā)項目外的國家規(guī)定對個人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；其他確需支付現(xiàn)金的支出等。

二、 備用金的管理

（一）定額管理

定額管理是指按用款部門的實際需要，核定備用金定額，并按定額撥付現(xiàn)金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開支范圍支用備用金后，憑有關(guān)支出憑證向財會部門報銷，財會部門如數(shù)付給現(xiàn)金，使備用金仍與定額保持一致。一般對用于費用開支的小額備用金，實行定額管理的辦法；對用于銷售找零用的備用金，按營業(yè)柜組核定定額，并撥給現(xiàn)金。各柜組可從銷貨款中經(jīng)常保留核定的找零款，不存在支出和報銷的問題。

（二）非定額管理

非定額管理是指用款部門根據(jù)實際需要向財會部門領(lǐng)款的管理辦法。在憑有關(guān)支出憑證向財會部門報銷時，作為減少備用金處理，直到用完為止。如需補充備用金，再另行辦理撥款和領(lǐng)款手續(xù)。對用于收購農(nóng)副產(chǎn)品的備用金，在集中收購?fù)緯r一般采用非定額管理的辦法，在淡季零星收購時則采用定額管理的辦法，實行交貨補款。

無論實行哪種管理辦法，都要建立健全備用金的領(lǐng)用、保管和報銷等手續(xù)制度，并指定專人負(fù)責(zé)經(jīng)管備用金。經(jīng)管人員發(fā)生變動時，必須辦理交接手續(xù)，以明確經(jīng)濟責(zé)任。

具體如下：

1．因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財務(wù)部辦事處根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出。

2．財務(wù)部辦事處應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。

3．借用備用金的人員應(yīng)及時沖賬，對無故拖延者，財務(wù)部辦事處發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務(wù)部將從下月起直接從工資中抵扣，不再另行通知。

4．跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷年借款。

三、 備用金申請流程

（一）備用金領(lǐng)用人

1．領(lǐng)用手續(xù)：

單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要領(lǐng)用備用金，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財務(wù)部門作為記賬依據(jù)；第二聯(lián)為結(jié)算憑證，借款期間由出納員留存，報銷時作為核對依據(jù)，報銷后隨同報銷單據(jù)作為記賬憑證的附件；第三聯(lián)交借款人保存，報銷時由出納員簽字作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù)。

工作人員需先到財務(wù)部辦事處索取“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽字同意，再由財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財務(wù)部處辦理借款手續(xù)。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。

2．業(yè)務(wù)完成后，報銷流程：

（1）備用金支出后在報銷時，需要在費用明細(xì)欄寫明具體用途和支出明細(xì)（如用途跟申請時不同，必須詳細(xì)解釋），同時必須提供發(fā)票。

（2）借款人辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應(yīng)及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。

（3）其他部門臨時借款范圍（審批額度按照第二項標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）：員工出差借款時，需要根據(jù)具體情況申請借款額度，首先由備用金保管人填寫備用金申請，然后部門經(jīng)理審批，再交由財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。并在員工出差回公司后七天內(nèi)報銷沖賬。

其他因公借款，首先由備用金保管人填寫備用金申請，然后部門經(jīng)理審批，再交由財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批，在費用支出后需七天內(nèi)到財務(wù)報銷沖賬。

（二）備用金保管人

備用金保管人填寫備用金申請，寫明具體用途部門經(jīng)理審批財務(wù)部復(fù)核財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批。如備用金是作一次性支出，部門備用金保管人需在支出后七天內(nèi)報銷；如備用金作為經(jīng)常零星支出，部門備用金保管人需在每月月底前到財務(wù)部報銷。如有需要，可再申請。

1．無超出個別及累計額度，財務(wù)部發(fā)放備用金。

2．超出個別額度但不超出累計額度，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理審批，財務(wù)部發(fā)放備用金。

3．超出累計額度，財務(wù)部不發(fā)放備用金

四、 備用金會計處理

（一）定額管理

1．按定額撥付備用金：

借：其他應(yīng)收款——備用金

貸：庫存現(xiàn)金

2．使用后報銷時（花多少補多少，花掉的計入成本費用，“補”是指用現(xiàn)金補足花掉的）

借：管理費用（銷售費用等）

貸：庫存現(xiàn)金

（二）非定額管理財務(wù)部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部某部門或個人的實際需要，一次付給現(xiàn)金，使用后持有關(guān)原始憑證報銷，報銷時財會部門根據(jù)所付款項和應(yīng)報銷的金額進行清算，若有余款全部收回，若不足，則補足差額。

1．按實際數(shù)額撥付備用金：

借：其他應(yīng)收款——備用金（××）

貸：庫存現(xiàn)金

2．使用后報銷時（實報實銷，多退少補）

借：管理費用（銷售費用等）庫存現(xiàn)金（原借多了，由經(jīng)辦人員退回的現(xiàn)金）

貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）

或：

借：管理費用（銷售費用等）

貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）庫存現(xiàn)金（原借少了，應(yīng)補給經(jīng)辦人員的現(xiàn)金）

（實行定額管理“備用金”科目的金額平時不做變動，只有企業(yè)改變備用金的定額時才做變動。）

【案例】

某公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1 600元，預(yù)借時，財務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                                                        1 600

貸：                                                                                                                                         1 600

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務(wù)部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用                                                                                                                          1 520

現(xiàn)金                                                                                                                                      80

貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                                                         1 600

如果行政科實際購買辦公用品1 780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用                                                                                                                           1 780

貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                                                         1 600

現(xiàn)金                                                                                                                                     1 80

出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。