費(fèi)用報銷工作如同一面鏡子，可以照見公司管理的方方面面。簽字流程與權(quán)簽額度體現(xiàn)了公司的內(nèi)控水平；發(fā)票審核與費(fèi)用歸屬可折射稅控風(fēng)險意識；有無公款私用、甄別高管的廉政程度；費(fèi)用動向則能透視公司運(yùn)作效能。

一、重點關(guān)注涉稅風(fēng)險

費(fèi)用報銷時應(yīng)重點關(guān)注發(fā)票合規(guī)性、費(fèi)用歸集、簽字手續(xù)、預(yù)算等事項。其中，發(fā)票的合規(guī)性與潛在的稅務(wù)風(fēng)險高度關(guān)聯(lián)。潛在稅務(wù)風(fēng)險點包括：①發(fā)票審核不嚴(yán)，導(dǎo)致廢票入賬，少交所得稅；②將薪酬類支出當(dāng)作費(fèi)用處理，如出差補(bǔ)貼，節(jié)日福利、服裝費(fèi)等少交個稅；③將不能全額在稅前扣除的費(fèi)用計入其他科目，如將旅游費(fèi)計入差旅費(fèi)，少交所得稅；④將贈送行為當(dāng)做費(fèi)用報銷，如購禮品用于客戶維護(hù)，少交增值稅、個稅、所得稅。

為了降低涉稅風(fēng)險，費(fèi)用報銷需做到四個統(tǒng)一，即會計分錄、憑證摘要、審批單據(jù)、發(fā)票應(yīng)保持一致。這樣做一方面是為了讓會計做賬規(guī)范，另一方面是為了規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險。許多企業(yè)的費(fèi)用報銷瑕疵多多，有替票現(xiàn)象，有白條現(xiàn)象，也有套現(xiàn)現(xiàn)象，還有替薪現(xiàn)象，這給財務(wù)留下諸多隱患。不管怎樣，會計人員應(yīng)秉持一點：費(fèi)用報銷，以發(fā)票記錄為準(zhǔn)，只認(rèn)發(fā)票上的列示。

二、審批簽字如何規(guī)范

員工報銷費(fèi)用時，都需要哪些人簽字呢？中等規(guī)模的企業(yè)簽字流程一般為部門經(jīng)理、財務(wù)部、財務(wù)總監(jiān)、主管副總。如果公司規(guī)模較小、內(nèi)控缺失或沒有下發(fā)費(fèi)用預(yù)算，一般還需總經(jīng)理簽字。部門經(jīng)理簽字作用是證明業(yè)務(wù)屬實，財務(wù)部簽字目的是審核發(fā)票與金額、核定預(yù)算，財務(wù)總監(jiān)簽字是為了知曉資金流向，副總或總經(jīng)理簽字是審批同意資金支出。

費(fèi)用報銷審批真需要這么一長串簽字嗎？這么多領(lǐng)導(dǎo)簽批真的有必要嗎？其實一個經(jīng)濟(jì)事項三個人把關(guān)就夠了，多出來的簽批大體屬于兩種性質(zhì)：①跟風(fēng)走形式的，只要前面簽了，他就簽；②需要知情了解的，這是內(nèi)控上的一個誤區(qū)，把知情權(quán)與審批權(quán)混同了。簡政的思路是什么，讓聽得見炮聲的人做決策。

費(fèi)用報銷時會計審核都要做什么？①發(fā)票的合規(guī)性，挑出廢票；②報銷金額與發(fā)票金額是否一致；③權(quán)簽是否完整；④費(fèi)用是否在預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算與預(yù)算外費(fèi)用有無特批；⑤報銷單填寫的事項與發(fā)票是否一致，會計做賬時要隨發(fā)票走。①②⑤體現(xiàn)的是涉稅風(fēng)險控制，③體現(xiàn)的是授權(quán)控制，④體現(xiàn)的是預(yù)算控制。

各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行費(fèi)用報銷權(quán)簽時，等于是為公司資金的支出把關(guān)。如何杜絕一些領(lǐng)導(dǎo)不作為、亂作為呢？不妨借鑒一下華為的做法。華為高管余某因在費(fèi)用報銷審核中未認(rèn)真履責(zé)，華為決定停止其費(fèi)用報銷權(quán)簽權(quán)力三年，本人承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。三年內(nèi)如需恢復(fù)權(quán)簽，須由個人聘請外部審計師對其停止權(quán)簽權(quán)力之前三年的權(quán)簽行為進(jìn)行審計，審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)金額及審計費(fèi)用由其本人承擔(dān)后，方可恢復(fù)費(fèi)用報銷財務(wù)權(quán)簽權(quán)力。

三、發(fā)票的學(xué)問

千萬不要相信市面上兜售的發(fā)票。小廣告以只要稅點絕對保真為噱頭，極易騙得企業(yè)上當(dāng)。上當(dāng)?shù)膬?nèi)因當(dāng)然是購票者的私念，或想規(guī)避個稅，或想套取公司資金。外因則是“發(fā)票商”拋出了可驗收后收費(fèi)的誘餌。這時要多個心眼了，查驗發(fā)票還真可能是真的。伎倆在后面，當(dāng)你付清稅點后，開票方會申請將這張發(fā)票作廢。

審核發(fā)票時要特別留意發(fā)票的蓋章，注意有沒有以下常見的錯誤：①以蓋財務(wù)專用章代替蓋發(fā)票專用章；②同時蓋財務(wù)專用章和發(fā)票專用章；③發(fā)票抬頭錯了，修改抬頭后，在修改處蓋發(fā)票專用章；④蓋的發(fā)票專用章看不清晰；⑤發(fā)現(xiàn)發(fā)票專用章后不清晰，重新蓋一次；⑥蓋舊版的發(fā)票專用章，或同時蓋新版、舊版發(fā)票專用章。有這些問題的發(fā)票都是廢票。

企業(yè)的確會有許多費(fèi)用支出不能獲取得發(fā)票，沒有發(fā)票能否報銷？這個問題涉及兩個層面：第一，費(fèi)用發(fā)生了且能提供證據(jù)證明的，可以報銷，但不得在所得稅前扣除；先別罵這是廢話，再看第二種情況。不能提供費(fèi)用真實發(fā)生的證明時，除了不能在所得稅前扣除，還有呢；如果是內(nèi)部員工報銷，報銷款并入薪酬計個稅，如果給外部人士報銷，視同贈送計個稅。

會計人員切勿為公司找發(fā)票平賬。很多公司因種種原因會計賬面留有大量的“其他應(yīng)收款”，這些名義上的資產(chǎn)實質(zhì)是沒有取得發(fā)票的費(fèi)用。如果會計人員想把公司的賬做實，應(yīng)要求借款人盡快拿票報銷；借款人離職且無接替人的，按規(guī)定計提壞賬準(zhǔn)備即可，沒有必要且不應(yīng)該越俎代庖自己去搞發(fā)票平賬。

總公司的費(fèi)用發(fā)票與分公司的費(fèi)用發(fā)票能串用嗎？總部設(shè)北京，分公司設(shè)上海，分公司獨立核算。分公司取得的發(fā)票能否在總公司報銷呢，或者總公司取得的發(fā)票能否在分公司報銷呢？明確答復(fù)，不行。原因是總部與分公司都是獨立的納稅單位。所以分公司取得發(fā)票要記牢了，抬頭一定要寫分公司的全稱。

跨年的發(fā)票能否所得稅前抵扣？以前聽到過多種解答：一、絕對不行；二、每年3月或1月底前報銷上年發(fā)票可以；三、每年1月底前報銷上年12月份開具的發(fā)票可以。根據(jù)國稅總局2012年第15號文規(guī)定，企業(yè)取得跨年度發(fā)票，在做出專項申報及說明后，準(zhǔn)予追補(bǔ)至該項目發(fā)生年度計算扣除，但追補(bǔ)確認(rèn)期限不超過5年。

四、怎么管好高管的費(fèi)用報銷

要想管好高管的職務(wù)消費(fèi)，建議重點監(jiān)控招待費(fèi)、會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)等科目，這些科目是所謂的職務(wù)消費(fèi)的重災(zāi)區(qū)。最好做到公示高管費(fèi)用報銷，全員監(jiān)督。注意厘清高管假借下屬名義報銷的費(fèi)用。高管在分子公司有兼職的，還需把審計延伸到分子公司，這里的“故事”很可能比總部還精彩。

在費(fèi)用審批時，高管報銷費(fèi)用一般只需財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。只要不太出格，礙于面子，財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理都會簽字。這么一來，高管的職務(wù)消費(fèi)等于沒了監(jiān)控。

怎么改進(jìn)？公司可在監(jiān)督方法上多想辦法。譬如，華為的內(nèi)審可以監(jiān)督任正非得費(fèi)用報銷。任總一次去日本出差，報銷差旅費(fèi)時，把住酒店時的洗衣費(fèi)也計算在內(nèi)了。華為的差旅費(fèi)報銷制度中是不允許員工報銷此類費(fèi)用的，當(dāng)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)這筆不當(dāng)報銷后，將之寫到了審計意見中。任總為此做了自我批評。做法或許偏執(zhí)，意義發(fā)人深省。

高管費(fèi)用全員公示也是可行的辦法。有個公司做法很獨到，財務(wù)把每位高管的費(fèi)用羅列出來，按高低排序，全員公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都“榮登”榜首呢，于是能不報銷就不報銷了。

五、財務(wù)應(yīng)把工作做在前面

每當(dāng)業(yè)務(wù)人員拿著一摞發(fā)票到財務(wù)部，總會被會計人員摘出不合規(guī)的報銷內(nèi)容，這時我仿佛聽到了一個憤恨的聲音，不就是個記賬的嗎，牛什么?。侩m然這個聲音很少會高分貝的呈現(xiàn)，壓在心底卻更易讓財務(wù)與業(yè)務(wù)變得冷漠與對立。

無疑，費(fèi)用報銷工作有時會碰上情理法的沖突。千奇百怪的情由，企業(yè)利益應(yīng)維護(hù)的是理，會計人員應(yīng)遵從的是法。當(dāng)情理法糾結(jié)時，費(fèi)用報銷會成為擰巴的工作，很容易讓會計與業(yè)務(wù)變得對立。要打破這種隔閡，除了制度先行，財務(wù)人員還應(yīng)主動走出去，用培訓(xùn)的方式把自己的要求告訴業(yè)務(wù)人員。

費(fèi)用報銷可培訓(xùn)的內(nèi)容很多，發(fā)票知識、審批流程、單據(jù)填寫、票據(jù)粘貼、報銷時限，都需要會計人員傳達(dá)?？此坪唵蔚狞c，一個沒有做好，都可能引起爭議與誤會。

費(fèi)用報銷是財務(wù)部門的窗口工作，做好了，能給財務(wù)部門的形象加分，能改善財務(wù)部與兄弟部門的關(guān)系。費(fèi)用報銷又是一項簡單重復(fù)的工作，很容易被輕視。因此，費(fèi)用報銷工作本身就是個矛盾體。解決這個矛盾不難，一旦解決，對財務(wù)部門意義很大，效益很大。