怎么處理采購材料入庫的磅差

一、合同數(shù)量﹦發(fā)票數(shù)量<驗(yàn)收數(shù)量

如無特殊情況，供貨方交付商品時(shí)，開具發(fā)票的數(shù)量(以下簡稱“發(fā)票數(shù)量”)應(yīng)與簽署的合同數(shù)量相等。移交商品時(shí)，若實(shí)際驗(yàn)收入庫的數(shù)量(以下簡稱“驗(yàn)收數(shù)量”)大于發(fā)票數(shù)量且供貨方不知情，無論差異多大，購貨方通常不會主動(dòng)告知供貨方。此時(shí)購貨方往往會按照發(fā)票數(shù)量填寫入庫單，同時(shí)倉庫保管人員對此差異做好備查賬登記，待盤點(diǎn)時(shí)可做盤盈處理。

若實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量且供貨方已知情，則根據(jù)驗(yàn)收數(shù)量與合同數(shù)量、發(fā)票數(shù)量間的差異大小進(jìn)行處理：若差異較大且超過合同約定的差異范圍，采購人員需及時(shí)通知需求部門，決定是退掉多余部分還是接收差異部分。如擬接受多余部分，則經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合同變更，同時(shí)要求供貨方補(bǔ)開差異部分的發(fā)票，最終財(cái)務(wù)部門按照實(shí)際數(shù)量與供貨方進(jìn)行結(jié)算;若決定退掉多余部分，則直接退回，并按合同數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算，以免造成資金占壓。

二、合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量

*9種情況：合同數(shù)量>發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量。

合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不一致的情形較少發(fā)生，采購特殊定制材料或不易截取的材料時(shí)可能出現(xiàn)。此時(shí)若發(fā)票數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量一致，但合同數(shù)量大于發(fā)票數(shù)量，根據(jù)差異大小有兩種處理方式：①若差異較小，且差異不足以影響公司生產(chǎn)，則辦理合同變更，并按照實(shí)際到貨數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算。②若驗(yàn)收數(shù)量小于合同數(shù)量且差額較大，且可能影響公司生產(chǎn)，采購人員需及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，同時(shí)知會需求部門，研究是否有必要補(bǔ)發(fā)合同數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量差異部分，如分析后認(rèn)為少發(fā)貨的數(shù)量可能影響公司生產(chǎn)進(jìn)度，則要求供貨方盡快辦理補(bǔ)發(fā)貨。如已到貨數(shù)量滿足現(xiàn)階段情況，則可按照實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算，同時(shí)辦理合同變更。

第二種情況：合同數(shù)量<發(fā)票數(shù)量﹦驗(yàn)收數(shù)量。

若是合同數(shù)量小于發(fā)票數(shù)量，而發(fā)票數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量一致，此時(shí)也有兩種處理方式：①比較合同數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額的差異，如差異較小且在合同規(guī)定范圍之內(nèi)，可協(xié)商辦理合同變更，并按照實(shí)際到貨數(shù)量、金額進(jìn)行結(jié)算。②若實(shí)際到貨數(shù)量大于合同數(shù)量且超出合同約定范圍時(shí)，需及時(shí)與需求部門聯(lián)系，確認(rèn)是否可接收超過合同數(shù)量部分的材料，若經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后接收，則按照材料實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量辦理合同變更，并完成結(jié)算;若經(jīng)分析后，超出合同部分?jǐn)?shù)量公司暫用不了，則盡快辦理退貨，避免形成呆料或賬齡較長的存貨，造成資金占壓。

三、合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量≠驗(yàn)收數(shù)量

若合同數(shù)量與發(fā)票數(shù)量以及實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量均不相同，則需先聯(lián)系供應(yīng)商，再比較實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量與發(fā)票數(shù)量、合同數(shù)量的差異，根據(jù)情況選擇處理方式：

*9種情況：合同數(shù)量≠發(fā)票數(shù)量<驗(yàn)收數(shù)量。

四、合同數(shù)量﹦發(fā)票數(shù)量>驗(yàn)收數(shù)量

一般以發(fā)票數(shù)量的5‰為基準(zhǔn)，根據(jù)合同數(shù)量與驗(yàn)收數(shù)量差異大小不同，可分為兩種情況。一種情況是合同(發(fā)票)數(shù)量大于驗(yàn)收數(shù)量，幅度超過發(fā)票數(shù)量的5‰，此時(shí)采購人員需根據(jù)簽訂合同時(shí)與供應(yīng)商約定的結(jié)算方式(如多退少補(bǔ))、交貨地以及結(jié)算要求，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，并以協(xié)商后的材料數(shù)量、價(jià)格開具發(fā)票。另外，也有一些公司與供應(yīng)商選擇與第三方單位簽訂合同，過磅時(shí)，以第三方單位確認(rèn)的數(shù)量作為材料入庫的數(shù)量，并開具發(fā)票，此方式避免了與供應(yīng)商發(fā)生扯皮現(xiàn)象，流程上雖處理簡單，但成本較高。

第二種情況是差異幅度小于發(fā)票數(shù)量的5‰，此差異幅度屬于合理損耗范圍，此時(shí)有三種處理方式可供選擇：①材料入庫單上的數(shù)量與實(shí)際入庫數(shù)量保持一致，總金額與發(fā)票保持一致，攤高材料單價(jià)。此方法將合理損耗攤?cè)氩牧蠁蝺r(jià)中，優(yōu)點(diǎn)為倉庫賬、財(cái)務(wù)賬與實(shí)際一致，適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內(nèi)的情況。

若超出此范圍則易導(dǎo)致財(cái)務(wù)記賬不嚴(yán)謹(jǐn)，且具有稅務(wù)檢查風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)需將差異部分的進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出。②材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，同時(shí)倉庫需將差異做備查賬，并按照該材料領(lǐng)用數(shù)量及次數(shù)，分次分?jǐn)傆?jì)入各批次領(lǐng)料中。

此方法較為合理，對于單價(jià)較高且到貨量較大的材料，不會因?yàn)閷⒉町愐淮涡灶I(lǐng)出而影響當(dāng)月產(chǎn)品成本，但是流程較為復(fù)雜，在實(shí)際操作中不易實(shí)現(xiàn)。③材料入庫單上的數(shù)量、金額與發(fā)票數(shù)量、金額保持一致，在材料入庫當(dāng)月需由采購人員申請?zhí)顚懖牧铣鰩靻?，?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，將差異一次性領(lǐng)出。

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