會計憑證不能銷毀的情況通常有以下三種:
一是當(dāng)會計憑證上有法律文書規(guī)定的有效期內(nèi),若企業(yè)在有效期內(nèi)被要求出具會計憑證,則企業(yè)不得銷毀會計憑證;
二是當(dāng)會計憑證被國家機關(guān)和司法機關(guān)要求出具、審查或者用于法律案件審理或者督促企業(yè)履行法律義務(wù)時,企業(yè)不得銷毀會計憑證;
三是當(dāng)會計憑證被企業(yè)發(fā)行的股票、債券和其他金融產(chǎn)品關(guān)聯(lián)的投融資、發(fā)行、交易和管理時,企業(yè)不得銷毀會計憑證。
此外,企業(yè)必須根據(jù)法律、法規(guī)、財務(wù)報表和審計要求,文書化保管會計憑證在相應(yīng)賬簿,按照有序號碼,并確定憑證的日期、存放位置及存放期限,確保會計憑證的歷史性、完整性和存檔性。為了避免會計憑證被篡改,建議企業(yè)采用影印件,將各類會計憑證都歸檔并加以管理。
總之,企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵守法律法規(guī),嚴格按照會計憑證保存期限的要求,文書化保管憑證,妥善保管憑證,確保會計憑證的完整有效,在出現(xiàn)特殊情況時,妥善處理,防止憑證遺失或者被篡改。
拓展知識:
企業(yè)在使用會計憑證時,可以采取一些保密措施,提高會計憑證的保密性。比如,企業(yè)采取數(shù)據(jù)加密技術(shù),將會計憑證信息用加密技術(shù)處理;禁止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸會計憑證;采取人機交互技術(shù),實現(xiàn)訪問控制和用戶認證;采取安全審計和日志管理技術(shù),保證會計憑證的安全有效地使用;規(guī)定會計憑證在網(wǎng)絡(luò)中的存儲期限,及時進行備份和刪除;定期審核會計憑證管理措施,強化保護會計憑證的有效性。