如何用電算化的方法編制主要財(cái)務(wù)報(bào)表

答：編制會計(jì)報(bào)表，是會計(jì)工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會計(jì)核算任務(wù)的標(biāo)識性工作。在電算化會計(jì)系統(tǒng)中，更給這一傳統(tǒng)工作任務(wù)賦予了新的活力。在會計(jì)核算軟件中，編制會計(jì)報(bào)表分為兩個步驟：第一步是設(shè)計(jì)階段，有兩方面的設(shè)計(jì)任務(wù)，一是“會計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)”，二是“數(shù)據(jù)來源定義”；第二步是使用階段，在一定會計(jì)期間，即可自動生成當(dāng)期會計(jì)報(bào)表的結(jié)果。設(shè)計(jì)完成的會計(jì)報(bào)表可以長期使用。生成會計(jì)報(bào)表的過程快速準(zhǔn)確，可以進(jìn)行正確性檢驗(yàn)和審核。會計(jì)報(bào)表之間隨時可以橫向或縱向的匯總或比較分析。

資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表是主要會計(jì)報(bào)表，在實(shí)施電算化以后，通過財(cái)務(wù)軟件來編制會計(jì)報(bào)表顯得極為方便，然而在實(shí)際應(yīng)用中，會計(jì)報(bào)表的編制卻時常出現(xiàn)一些差錯，小編就財(cái)務(wù)報(bào)表管理子系統(tǒng)時出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討。

一、資產(chǎn)負(fù)債表編制出現(xiàn)的差錯及原因分析

　　(一)利用資產(chǎn)負(fù)債表模板生成的報(bào)表，資產(chǎn)總計(jì)不等于負(fù)債及所有者權(quán)益總計(jì)

　　濟(jì)南仁和會計(jì)山師校區(qū)小編在教學(xué)中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些學(xué)生編制的資產(chǎn)負(fù)債表出現(xiàn)不平衡現(xiàn)象，經(jīng)過分析，造成報(bào)表不平衡的原因有以下幾種。

　　1.有些該結(jié)轉(zhuǎn)的賬戶未結(jié)轉(zhuǎn)

　　比如損益類賬戶未結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤，或者制造費(fèi)用未轉(zhuǎn)到生產(chǎn)成本，那么損益類賬戶和制造費(fèi)用賬戶的余額沒有出現(xiàn)在資產(chǎn)負(fù)債表的任何一個項(xiàng)目中，自然造成了不平衡的現(xiàn)象。例如，在資產(chǎn)負(fù)債表日，其他業(yè)務(wù)收入有貸方余額800000元尚未結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤賬戶，假如沒有其他特殊情況，此時資產(chǎn)負(fù)債表的借方(即資產(chǎn)合計(jì))一定比資產(chǎn)負(fù)債表貸方(即負(fù)債及所有者權(quán)益合計(jì))多出800000元?？傊?，在生成資產(chǎn)負(fù)債表之前，一是要確保所有損益類賬戶余額已全部結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤賬戶并且任何一個損益類賬戶均無余額;二是所有總賬賬戶的余額都能填入資產(chǎn)負(fù)債表的某一對應(yīng)項(xiàng)目中，只有這樣，生成的資產(chǎn)負(fù)債表才可能是平衡的。

　　2.科目編碼前后不一致

　　在電算化系統(tǒng)中科目編碼非常重要，而且是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)認(rèn)識有關(guān)科目的標(biāo)識，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時只認(rèn)識編碼，比如我們在基礎(chǔ)設(shè)置中進(jìn)行會計(jì)科目設(shè)置時長期待攤費(fèi)用的編碼為1301，而在資產(chǎn)負(fù)債中長期待攤費(fèi)用項(xiàng)目期末金額的單元公式為：QM(1901，月，001)，那多這個期末數(shù)取數(shù)就會錯誤。

　　3.報(bào)表中單元公式錯誤

　　在用友ERP-U850中，存貨項(xiàng)目的單元公式中沒有“材料成本差異”這個賬戶，如果該單位是采用計(jì)劃成本法來核算的，且“材料成本差異”又存在期初或期末余額的，那么存貨項(xiàng)目的取數(shù)也會有錯誤;再比如如果未將生產(chǎn)成本賬戶包括在資產(chǎn)負(fù)債表中的存貨中，當(dāng)存在期末在產(chǎn)品時，也會使得報(bào)表的存貨余額小于其實(shí)際余額，從而有可能造成資產(chǎn)負(fù)債表不平衡。

　　(二)應(yīng)收賬款項(xiàng)目、預(yù)收賬款項(xiàng)目、應(yīng)付賬款項(xiàng)目、預(yù)付賬款項(xiàng)目的單元公式定義不十分準(zhǔn)確

　　按照有關(guān)企業(yè)會計(jì)制度規(guī)定，預(yù)收賬款業(yè)務(wù)很少的企業(yè)，可以不設(shè)置“預(yù)收賬款”科目，發(fā)生的預(yù)收賬款，通過“應(yīng)收賬款”的貸方來反映。但在編制資產(chǎn)負(fù)債表的時候，必須把應(yīng)收賬款和預(yù)收賬款分別反映。即應(yīng)收賬款項(xiàng)目反映應(yīng)收賬款相關(guān)明細(xì)科目的借方余額，預(yù)收賬款項(xiàng)目反映應(yīng)收賬款相關(guān)明細(xì)科目的貸方余額。而在用友UFO報(bào)表中應(yīng)收款項(xiàng)項(xiàng)目的單元公式是：

　　QM(1131，月，年)-QM(1141，月，年)

　　也就是沒有考慮預(yù)收賬款賬戶的余額情況。預(yù)收款項(xiàng)項(xiàng)目的單元公式是：

　　QM(2131，月，年)

　　也就是沒有考慮應(yīng)收賬的明細(xì)賬余額情況，這顯然跟企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定有比較大的差距。

　　這個單元公式正確的定義方法為：(1)不設(shè)置預(yù)收賬款科目的，而且應(yīng)收賬款科目設(shè)置明細(xì)科目的;(2)不設(shè)置預(yù)收賬款科目的，而且應(yīng)收賬款科目設(shè)置為客戶往來輔助核算。如果應(yīng)收賬款科目沒有采用設(shè)置明細(xì)科目的形式，而是設(shè)置了客戶往來輔助核算，那么就要取期末余額為借方的客戶的匯總數(shù)作為應(yīng)收賬款的數(shù)據(jù);(3)既設(shè)置“應(yīng)收賬款”又設(shè)置“預(yù)收賬款”科目。如果企業(yè)同時開設(shè)“應(yīng)收賬款”科目和“預(yù)收賬款”科目，則編制資產(chǎn)負(fù)債表時，應(yīng)收賬款應(yīng)根據(jù)“應(yīng)收賬款”、“預(yù)收賬款”科目的所屬明細(xì)科目的期末借方余額計(jì)算填列，預(yù)收賬款應(yīng)根據(jù)“應(yīng)收賬款”、“預(yù)收賬款”科目的所屬明細(xì)科目的期末貸方余額計(jì)算填列。同樣的道理，應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的公式也可以用這種原則來編制。

　　(三)未分配利潤項(xiàng)目的單元公式有待完善

　　以用友ERP-U850為例，在資產(chǎn)負(fù)債表中“未分配利潤”項(xiàng)目期末數(shù)的公式為：

　　QM(“3131”，月，年，)+QM(“314115”，月，年，)

　　在實(shí)際操作中，如果本單位是采用表結(jié)法的，那么在非年末時“未分配利潤”項(xiàng)目的取數(shù)結(jié)果為“本年利潤”賬戶的余額及年初的未分配利潤之和，在12月年末時，由于已經(jīng)將“本年利潤”賬戶余額轉(zhuǎn)入“利潤分配—未分配利潤”賬戶，那么根據(jù)這個公式，12月份的期末數(shù)就取自于QM(“314115”，月，年，)，可是在賬結(jié)法下，平時不將損益類賬戶轉(zhuǎn)入“本年利潤”的，也就是說“本年利潤”的余額平時為零的，這個公式顯然不能滿足實(shí)際需要。另外，“未分配利潤”期末數(shù)包括以前年度留存的利潤或未彌補(bǔ)的虧損，以及本年形成的還未分配的利潤，我們無法從報(bào)表中獲得本年形成的累計(jì)利潤數(shù)和上年留存利潤數(shù)。

　　所以濟(jì)南仁和會計(jì)山師校區(qū)小編小編建議，在“未分配利潤”項(xiàng)目下面增加“本年利潤”明細(xì)項(xiàng)目，按照本年利潤余額填列，用來反映本年度所形成的還未分配的利潤，再增加一個“年終分配后的利潤”項(xiàng)目，用來反映通過年終分配還剩余多少未分配利潤。

　　二、利潤表編制出現(xiàn)的差錯及原因分析

　　以“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目為例，用友UFO報(bào)表中將其取數(shù)公式設(shè)置為：FS(5503，月，“借”，年)，按照這種方式設(shè)置，只有“財(cái)務(wù)費(fèi)用”科目發(fā)生額全部為借方發(fā)生額時，才能保證利潤表中“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目的數(shù)據(jù)是正確的，當(dāng)出現(xiàn)貸方發(fā)生額時，按上述公式取數(shù)的結(jié)果將是錯誤的。以票據(jù)貼現(xiàn)為例，當(dāng)票據(jù)本身的利息大于票據(jù)的貼現(xiàn)息時，會計(jì)分錄為：

　　借：銀行存款11000

　　貸：應(yīng)收票據(jù)10000

　　財(cái)務(wù)費(fèi)用1000

　　按公式FS(5503，月，“借”，年)取數(shù)編制利潤表時，“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目的數(shù)值將比實(shí)際數(shù)多1000元。不僅“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目存在這種問題，事實(shí)上，利潤表中的其他項(xiàng)目也存在與“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目相類似的現(xiàn)象。比如“管理費(fèi)用”、“銷售費(fèi)用”等。在教學(xué)過程中，有同學(xué)將“銷售費(fèi)用”科目的性質(zhì)不小心設(shè)置成了“收入”性質(zhì)，那么在月末結(jié)轉(zhuǎn)損益時“銷售費(fèi)用”就從借方從紅字轉(zhuǎn)出了，那么“銷售費(fèi)用”的借方發(fā)生額就為零也就不能生成利潤表數(shù)據(jù)了。出現(xiàn)上述這些情況如何來解決呢?

　　(一)按相關(guān)科目的本期發(fā)生額進(jìn)行取數(shù)，但損益類科目本期均按正方向進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)

　　出現(xiàn)一些特殊的沖減業(yè)務(wù)需要進(jìn)行反方向編制分錄時，就采用紅字沖銷憑證的方法來處理，仍以上述票據(jù)貼現(xiàn)為例，按紅字沖銷方式編制記賬憑證時，會計(jì)分錄編制為：

　　借：應(yīng)收票據(jù)-10000

　　財(cái)務(wù)費(fèi)用-1000

　　貸：銀行存款-11000

　　這樣雖然解決了利潤表編制的問題，但與現(xiàn)行會計(jì)制度規(guī)定存在一定的偏差，還是有些不符合會計(jì)制度要求。

　　(二)按相關(guān)科目的本期發(fā)生凈額進(jìn)行取數(shù)，但必須在期末結(jié)轉(zhuǎn)前完成利潤表的編制

　　對于收入類科目，凈額是貸方發(fā)生額減去借方發(fā)生額，費(fèi)用類科目的凈額則為借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額。利潤表“本月數(shù)”各項(xiàng)目根據(jù)相關(guān)會計(jì)科目的借貸方凈發(fā)生額分析填列，仍以“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目為例，取數(shù)公式定義為：

　　JE(“5503”，月，)或

　　FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)

　　該公式從會計(jì)制度的角度理解沒在什么錯誤，但從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的角度出發(fā)，還是存在一定的缺陷。按會計(jì)制度規(guī)定，“財(cái)務(wù)費(fèi)用”的本期發(fā)生額要于期末結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶，期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，也被看作是發(fā)生額。當(dāng)企業(yè)完成期末結(jié)轉(zhuǎn)后，按上述所定義的凈發(fā)生額取數(shù)，“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目的數(shù)據(jù)將是0，這顯然與實(shí)際情況不符。所以按凈發(fā)生額取數(shù)，則必須保證在期末結(jié)轉(zhuǎn)前完成利潤表的編制，才能保證其正確性。

　　(三)按相關(guān)科目的本期凈發(fā)生額和本期凈結(jié)轉(zhuǎn)額兩部分來進(jìn)行取數(shù)

　　濟(jì)南仁和會計(jì)山師校區(qū)小編在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)后對取數(shù)公式進(jìn)行了修改，仍以“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目為例，其取數(shù)公式可以設(shè)置為：

　　JE(“5503”，月，)+DFS(“5503“，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，) 或

　　FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)+DFS(“5503”，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)

　　通過上述公式取數(shù)時，若未進(jìn)行期末結(jié)轉(zhuǎn)，則“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目的數(shù)據(jù)只由“財(cái)務(wù)費(fèi)用”的凈發(fā)生額構(gòu)成，即由JE(“5503”，月，)或FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)生成;若已全部完成期末結(jié)轉(zhuǎn)，則“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目的數(shù)據(jù)只由“財(cái)務(wù)費(fèi)用”的結(jié)轉(zhuǎn)凈額構(gòu)成，DFS(“5503”，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)來生成;若存在部分結(jié)轉(zhuǎn)時，“財(cái)務(wù)費(fèi)用”項(xiàng)目的數(shù)據(jù)將由“財(cái)務(wù)費(fèi)用”科目凈發(fā)生額和“財(cái)務(wù)費(fèi)用”科目凈結(jié)轉(zhuǎn)額兩部分構(gòu)成。

　　按照這種方式編制利潤表，不需要考慮報(bào)表編制時間的限制，也不必考慮損益類科目如何入賬、抵減事項(xiàng)如何處理的問題，只要確保各損益類科目已經(jīng)確認(rèn)入賬，就都可以體現(xiàn)在利潤表的相關(guān)項(xiàng)目中，也就不會影響利潤表編制的正確性。

對于如何用電算化的方法編制主要財(cái)務(wù)報(bào)表的問題，小編已經(jīng)分享完畢。會計(jì)電算化不僅使財(cái)務(wù)人員從繁重的手工操作中解脫出來，更重要的是它提高了會計(jì)工作水平，促進(jìn)了會計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變，滿足了管理的需要，在中國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中必將發(fā)揮愈來愈大的作用。如果各位對小編解答的內(nèi)容有什么疑問的，會計(jì)學(xué)堂有非常多的財(cái)會咨詢,還有專業(yè)的答疑老師,時刻為你答疑解惑，快來點(diǎn)擊小窗口咨詢吧.