會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要史料和證據(jù)。單位應(yīng)當(dāng)保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

一、會(huì)計(jì)檔案的概念

是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料。包括電子會(huì)計(jì)檔案。各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等不屬于會(huì)計(jì)檔案。

二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

三、會(huì)計(jì)檔案的移交和利用

(一)會(huì)計(jì)檔案的移交

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。

(二)會(huì)計(jì)檔案的利用

單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案査閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

四、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。永久，即是指會(huì)計(jì)檔案須永久保存;定期，是指計(jì)檔案保存應(yīng)達(dá)到法定的時(shí)間，一般分為10年和30年。

五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

(一)會(huì)計(jì)檔案的鑒定

單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。

經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷(xiāo)毀。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

(二)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，銷(xiāo)毀的基本程序和要求是：

1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。

2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)+會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)+信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。

(三)不得銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得

銷(xiāo)毀。特殊情況下的會(huì)計(jì)檔案處置單位分立/合并情況下的會(huì)計(jì)檔案處置：

9999

(四)建設(shè)單位項(xiàng)目建設(shè)會(huì)計(jì)檔案的交接建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

(五)單位之間會(huì)計(jì)檔案的交接

單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。

交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。 檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。