1.購買方已付貨款或者貨款未付但已作賬務處理，發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無法退還的情況：

購買方必須取得當?shù)刂鞴芏悇諜C關(guān)開具的進貨退出或索取折讓證明單，遞交我方，作為我方開具紅字（負數(shù)）專用發(fā)票的合法依據(jù)。我方在未收到證明單以前，不得開具紅字（負數(shù)）專用發(fā)票；收到證據(jù)單后，根據(jù)退回貨物的數(shù)量、價款或折讓金額向購買方開具紅字（負數(shù)）專用發(fā)票。紅字（負數(shù)）專用發(fā)票的存根聯(lián)、記賬聯(lián)作為我方扣減當期銷售收入和銷項稅額的憑證，其發(fā)票聯(lián)、稅款抵扣聯(lián)作為購買方扣減庫存商品和進項稅額的憑證。

2.購買方未付貨款并且未作賬務處理的

購買方須將原增值稅專用發(fā)票第二聯(lián)（發(fā)票聯(lián)）和第三聯(lián)（稅款抵扣聯(lián)）及產(chǎn)品（商品）銷貨單主動退還給我方，我方則應視不同情況作下述處理：

（1）我方在會計上未入賬時，應將所有專用發(fā)票聯(lián)次注明作廢，并將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)粘貼于存根聯(lián)后面。

（2）我方已入賬時，開具一張相同金額的紅字（負數(shù)）發(fā)票，將記賬聯(lián)撕下入賬，作為沖減當期銷售收入和銷項稅額的依據(jù)，將退回的藍字發(fā)票聯(lián)和抵扣稅粘于紅字（負數(shù)）發(fā)票的發(fā)票聯(lián)后，并注明藍字發(fā)票記賬聯(lián)的原有憑證號，便于備查。另一種情況，產(chǎn)品（商品）銷售單價發(fā)生了變化，例如我方與買方商量一致同意將上月發(fā)出產(chǎn)品價格調(diào)高或調(diào)低（當上月已按原價開票，并已作賬務處理和報稅），購買方應將上月開的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)退回后，我方本月重新按現(xiàn)價開一張藍字發(fā)票，將新開的藍字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)撕下，郵寄給買方，記賬聯(lián)在本月補記上月少記（沖回多記）的賬款，將變更后的合同或協(xié)議附于其后。并注明上月原記賬聯(lián)的出處（憑證號）。退回的藍字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)粘貼于本月重開藍字發(fā)票存根聯(lián)后。未收到購買方退還的專用發(fā)票前，我方不得扣減當期銷售收入和銷項稅額。

【例】我公司銷售一批貨物給乙公司（兩公司均屬于一般納稅人），并開具增值稅專用發(fā)票，注明（貨款）金額20萬元，稅額3.4萬元，該批貨物成本為15萬元，乙公司收到貨物、發(fā)票及產(chǎn)品（商品）銷售單后，經(jīng)有關(guān)化驗部門化驗該批貨時，發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，要求全部退貨，經(jīng)協(xié)商我公司同意。如果此時乙公司（購貨方）未付款，并且未作賬務處理，則須主動將發(fā)票聯(lián)和稅款抵扣聯(lián)退還我公司，我公司應根據(jù)不同情況區(qū)別處理：

（1）若我公司未入賬，應將該發(fā)票所有聯(lián)次注明作廢，并將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)粘貼于存根聯(lián)后面。

（2）若我公司已入賬并做如下會計分錄：

借：應收賬款——乙公司 　　　　　　　　　234000

貸：主營業(yè)務收入 　　　　　　　　　　200000

應交稅費——應交增值稅（銷項稅） 34000

則應按以下方法調(diào)整：

①另開具一張相同金額的紅字發(fā)票，將紅字發(fā)票記賬聯(lián)撕下入賬，沖減當期銷售收入和銷項稅額，做會計分錄：

借：應收賬款——乙公司 　　　　　　　　24000（紅字）

貸：主營業(yè)務收入 　　　　　　　　　　　　200000（紅字）

應交稅費——應交增值稅（銷項稅金） 　34000（紅字）

②將退回的藍字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)貼于紅字發(fā)票聯(lián)后，并在上面注明藍字發(fā)票記賬聯(lián)所在記賬憑證編號。

在上例中，如果乙公司收到發(fā)票和貨物時，已付款或本付款但已入賬（會計分錄略），在退貨時，乙公司收到的發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無法退還我公司，乙公司應到其主管稅務機關(guān)開具《進貨退出或索取折讓證明單》，將其“證明聯(lián)”送郵我公司作為開具紅字專用發(fā)票的依據(jù)。

（a）我方在收到《證明單》后，應根據(jù)退回貨物的數(shù)量、價款開出紅字專用發(fā)票，并做賬務處理，分錄為：

借：銀行存款（或應收賬款——乙公司） 　　　　　234000（紅字）

貸：主營業(yè)務收入 　　　　　　　　　　　　200000（紅字）

應交稅費——應交增值稅（銷項稅金）　 34000（紅字）

我方收到退回的貨物后，應作沖減銷售成本的賬務處理：

借：主營業(yè)務成本 　　　　　　　　　　　　　　150000（紅字）

貸：庫存商品 　　　　　　　　　　　　　　　　150000（紅字）

（b）購買方（乙方）在退還對方紅字發(fā)票和退貨后，也調(diào)整相應的會計處理：

借：庫存商品（原材料）　　　　　　　　　　　 200000（紅字）

應交稅費——應交增值稅（進項稅） 　　　　34000（紅字）

貸：銀行存款（或應付賬款——甲公司） 　　　　　234000（紅字）