備用金主要用于小額零星報銷費用支出，其使用范圍為：除工資統(tǒng)發(fā)項目外的國家規(guī)定對個人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；其他確需支付現(xiàn)金的支出等。

（一）定額管理

1．按定額撥付備用金：

借：其他應(yīng)收款——備用金

貸：庫存現(xiàn)金

2．使用后報銷時（花多少補多少，花掉的計入成本費用，“補”是指用現(xiàn)金補足花掉的）

借：管理費用（銷售費用等）

貸：庫存現(xiàn)金

（二）非定額管理財務(wù)部門根據(jù)企業(yè)內(nèi)部某部門或個人的實際需要，一次付給現(xiàn)金，使用后持有關(guān)原始憑證報銷，報銷時財會部門根據(jù)所付款項和應(yīng)報銷的金額進(jìn)行清算，若有余款全部收回，若不足，則補足差額。

1．按實際數(shù)額撥付備用金：

借：其他應(yīng)收款——備用金（××）

貸：庫存現(xiàn)金

2．使用后報銷時（實報實銷，多退少補）

借：管理費用（銷售費用等）庫存現(xiàn)金（原借多了，由經(jīng)辦人員退回的現(xiàn)金）

貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）

或：

借：管理費用（銷售費用等）

貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）庫存現(xiàn)金（原借少了，應(yīng)補給經(jīng)辦人員的現(xiàn)金）

（實行定額管理“備用金”科目的金額平時不做變動，只有企業(yè)改變備用金的定額時才做變動。）

【案例】

某公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1 600元，預(yù)借時，財務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                  1 600

貸：                                                                                                1 600

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務(wù)部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用                                                                                  1 520

現(xiàn)金                                                                                                    80

貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                  1 600

如果行政科實際購買辦公用品1 780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用                                                                                   1 780

貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科)                                                  1 600

現(xiàn)金                                                                                                   1 80

出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。