對企業(yè)來說,內(nèi)部控制體系自身的設(shè)計、建成、運行、評估、改善和維護都會產(chǎn)生成本。準(zhǔn)確地提出并定義這些成本是定量計量該成本的前提,也是權(quán)衡內(nèi)部控制實施過程中的成本、風(fēng)險和收益的基礎(chǔ),為內(nèi)部控制系統(tǒng)在企業(yè)中是否建立以及決策內(nèi)部控制的廣度和深度提供具體和切實可行的理論依據(jù)。
成本評估
通常來說,內(nèi)部控制成本是指在建設(shè)、運行以及維護內(nèi)部控制過程中所發(fā)生的各項費用和失去的資源。例如管理成本的增加、工作效率的降低、暫時的信息失真、信息溝通渠道不暢、員工抵觸情緒的產(chǎn)生和生產(chǎn)質(zhì)量問題等。
在定義內(nèi)控成本時,我們應(yīng)該明確的是,雖然良好的內(nèi)部控制能給企業(yè)帶來一系列利益,如:生產(chǎn)率提高、原材料等資源的節(jié)約、信息溝通途徑縮短、信息質(zhì)量提高等,通常來說,內(nèi)部控制的收益是企業(yè)凝聚力的提高、管理效率的提高,使整個組織結(jié)構(gòu)更加有效,從而提高經(jīng)濟效益,耗費則是資金、物質(zhì)的損耗以及效率的暫時性損失。
而內(nèi)部控制是一個通過納入管理過程的大量制度及活動實現(xiàn)的過程,要確保內(nèi)部控制制度被切實執(zhí)行,就必須對內(nèi)部控制過程施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督和評估。包括內(nèi)部審計、企業(yè)經(jīng)理、財務(wù)人員在內(nèi)的內(nèi)部控制評估班子是企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要組成部分,擔(dān)負(fù)著企業(yè)內(nèi)部控制體系構(gòu)建、內(nèi)部控制過程監(jiān)督及內(nèi)部控制結(jié)果評價的重任,是監(jiān)督內(nèi)部控制其他環(huán)節(jié)的主要力量。
內(nèi)部控制成本不能孤立地評估,更不是越少越好,該項內(nèi)控是否施行是成本和風(fēng)險與其帶來的收益綜合比較的結(jié)果,也是該項內(nèi)部控制措施與內(nèi)部控制其他措施的配合程度、配合效果評估的結(jié)果。例如,確定企業(yè)激勵制度時,應(yīng)綜合考慮建立和運行激勵制度的耗費和由此帶來的員工積極性和效率提高的收益。
反之,基于對財務(wù)報告可靠性的過度關(guān)注,企業(yè)會設(shè)計一套復(fù)雜而又繁瑣的內(nèi)部控制程序,以便將錯控制在最小的限度內(nèi);或?qū)?nèi)部控制視為企業(yè)管理系統(tǒng)的一個附加部分;或者認(rèn)為是由監(jiān)管者強加的,從而造成控制與被控制的對立狀態(tài)。繁瑣的過度控制會使企業(yè)決策和行動速度緩慢、增加企業(yè)的管理成本、企業(yè)對市場的反應(yīng)能力下降。
控制與被控制的對立狀態(tài)使組織員工只關(guān)心自己能控制行為的直接后果而不去考慮其給后續(xù)業(yè)務(wù)帶來的連帶效應(yīng),容易導(dǎo)致本位主義,形成各種關(guān)系之間不協(xié)調(diào)的競爭,嚴(yán)重破壞組織和諧,最終違背了企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)立目標(biāo)。因此企業(yè)在內(nèi)部控制建設(shè)時,應(yīng)注意內(nèi)部控制的適度問題。
會計處理
內(nèi)部控制成本的會計處理,通常包含如下幾點內(nèi)容:
1.設(shè)計成本的會計處理
設(shè)計內(nèi)部控制所發(fā)生的人工費用、調(diào)研費用、咨詢費用及其他管理費用是企業(yè)改善管理的一次性支出,一般發(fā)生在企業(yè)設(shè)計內(nèi)部控制系統(tǒng)的前期,屬于企業(yè)當(dāng)期發(fā)生的不能直接或間接計入某種產(chǎn)品成本的、直接計入損益的費用,應(yīng)作為企業(yè)的期間費用中的管理費用,貸記相關(guān)資產(chǎn),并在管理費用科目中按費用項目設(shè)置明細(xì)賬,進行明細(xì)核算。期末管理費用科目余額結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤科目后無余額。
2.實施成本的會計處理
由于該部分耗費是企業(yè)正常生產(chǎn)活動中的常規(guī)耗費,并伴隨生產(chǎn)率提高帶來的收益,應(yīng)計入相關(guān)產(chǎn)品成本,會計處理為:將確立控制環(huán)境而改變組織結(jié)構(gòu)、分離職責(zé)、調(diào)整和培訓(xùn)員工等成本,應(yīng)借記制造費用,貸記相關(guān)資產(chǎn),并在制造費用科目中按費用項目設(shè)置明細(xì)賬,進行明細(xì)核算,并在各產(chǎn)品線之間按照產(chǎn)品收入額比例進行分配。期末制造費用科目余額結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本科目后無余額。
實施成本會計處理通常分為兩個階段:
(1)內(nèi)部控制系統(tǒng)磨合期。由于磨合期各項費用發(fā)生額不穩(wěn)定,為避免各期間成本波動過大,應(yīng)在預(yù)計的磨合期間內(nèi)按預(yù)計的實施成本進行均攤,預(yù)計值與實際值之間的差額可在最后一期調(diào)整,若差額較大,可在隨后多期內(nèi)攤銷。
(2)內(nèi)部控制系統(tǒng)穩(wěn)定期。在內(nèi)部控制系統(tǒng)建立并通過磨合期進入正常運轉(zhuǎn)期后,應(yīng)將每月內(nèi)部控制實施成本計入相關(guān)明細(xì)科目,期末在制造費用科目歸集并按照產(chǎn)品收入額在各生產(chǎn)線進行分配。
3.評價成本的會計處理
評價成本是企業(yè)在對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中和劃分的實施階段末由企業(yè)員工、管理人員和第三方專業(yè)評估師協(xié)調(diào)對企業(yè)內(nèi)部控制體系的合理性和有效性進行評估并提出改進措施所產(chǎn)生的費用。應(yīng)作為企業(yè)的期間費用的管理費用,在管理費用科目核算,應(yīng)借記管理費用,貸記相關(guān)資產(chǎn),并在管理費用科目中按費用項目設(shè)置明細(xì)賬,進行明細(xì)核算。期末管理費用科目余額結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤科目后無余額。
4.其他資源損失的會計處理
該部分耗費包括控制手續(xù)增加、審批周期延長而導(dǎo)致的效率降低、員工因感到不被信任而產(chǎn)生的負(fù)面影響等,此類耗費發(fā)生不規(guī)律,且金額難以量化確定,許多企業(yè)常常忽略這部分耗費,這將造成企業(yè)管理信息的不完整,對企業(yè)管理者的決策造成誤導(dǎo),這部分資源損失應(yīng)在賬外進行記錄,為企業(yè)決策提供依據(jù)。