憑證中的數(shù)字書寫有什么要求?

依據(jù)財政部制定的會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求,填制會計憑證,字跡必須清晰、工整,并符合下列要求:

(1)阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)一個一個地寫,阿拉伯金額數(shù)字前應(yīng)當(dāng)書寫貨幣幣種符號(如人民幣符號"$")或者貨幣名稱簡寫和貨種符號.幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白.凡在阿拉伯金額數(shù)字前面寫有幣種符號的,數(shù)字后面不再寫貨幣單位(如人民幣"元").

(2)所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯?dāng)?shù)字,除表示單價等情況外,一律在元位小數(shù)點(diǎn)后填寫到角分,無角分的,角、分位可寫"00"或符號"--",有角無分的,分位應(yīng)寫"0",不得用符號"--"代替.

(3)漢字大寫金額數(shù)字,一律用正楷或行書書寫,如壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整(正)等易于辯認(rèn)、不易涂改的字樣,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、另、毛等簡化字代替,不得任意自造簡化字.

(4)大寫金額數(shù)字到元或角為止的,在"元"或"角"之后應(yīng)寫"整"或"正"字;大寫金額數(shù)字有分的,分字后面不寫"整"字.

(5)大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的,應(yīng)當(dāng)加填貨幣名稱(如"人民幣"三字),貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白.

(6)阿拉伯金額數(shù)字中間有"0"時,大寫金額要寫"零"字,如人民幣101.50元,漢字大寫金額應(yīng)寫成壹佰零壹元伍角整.阿拉伯金額數(shù)字中間連續(xù)有幾個"0"時,漢字大寫金額中可以只寫一個"零"字,如$1 004.56,漢字大寫金額應(yīng)寫成壹仟零肆元伍角陸分.阿拉伯金額數(shù)字元位為"0",或數(shù)字中間連續(xù)有幾個"0",元位也是"0",但角位不是"0"時,漢字大寫金額可只寫一個"零"字,也可不寫"零"字.

記賬憑證摘要如何寫?

"摘要"即摘錄其要點(diǎn)的意思.在財務(wù)會計的核算中,摘要的用途比較廣泛,而其中又以記賬憑證摘要的應(yīng)用頻率最高,因?yàn)樗跁嫼怂阒衅鹬猩蠁⑾碌淖饔?十分重要.

記賬憑摘要就是在記賬憑證中用文字或數(shù)字對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行簡要說明,它是看賬、用賬、查賬人員從記賬憑證上了解和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的途徑和手段.

一、記賬憑證摘要的書寫要求

寫好記賬憑證摘要是會計的基礎(chǔ)工作之一,既是一種記賬技術(shù),也是財務(wù)人員駕馭會計語言的體現(xiàn),因此,作為一名合格的會計,應(yīng)該認(rèn)真、規(guī)范、正確地填寫記賬憑證摘要.其基本要求包括以下幾個方面:

1、編寫要"簡"而"明"

所謂簡明,即簡單明了.太過于簡的摘要,不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi)容表達(dá)清楚.因此要在計算機(jī)設(shè)定的摘要字?jǐn)?shù)內(nèi),抓住重點(diǎn),將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來.

例如:車間**借購柴油款5000元.摘要為**借購柴油款,而不能為**借款,更不能為借款.

2、編寫要準(zhǔn)確

對反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證,每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對應(yīng)一個摘要,不能籠統(tǒng)使用同一個摘要.現(xiàn)行的借貸記賬法和會計基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證.目前被廣泛使用的會計電算化軟件,一般都具有"修改摘要"的功能,為準(zhǔn)確編寫記賬憑證摘要提供了條件.

例如:總經(jīng)理王金良借4000元去北京開會,回來報賬時,差旅費(fèi)開支1500元;會務(wù)費(fèi)開支500元;購經(jīng)營方面圖書用去1500元;退回余款500元.其摘要應(yīng)按每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對應(yīng)的會計分錄分別編寫為:王金良報北京開會差旅費(fèi);王金良報會務(wù)費(fèi);王金良報資料費(fèi);王金良還借差旅款.如果此筆憑證用籠統(tǒng)的一個摘要,反映在會計賬簿中的"會務(wù)費(fèi)"科目、"資料費(fèi)"、應(yīng)收及暫付中"員工借款"科目都對應(yīng)著差旅費(fèi)的摘要,用起賬來令人匪夷所思.忽視此工作細(xì)節(jié),將會給以后的復(fù)核、記賬、查賬等一系列會計工作帶來不便.特別強(qiáng)調(diào)的是,用銀行存款開支的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對應(yīng)銀行存款科目的摘要,必須反映收款單位名稱,便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對.

3、更正錯賬摘要規(guī)范

根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求,對記賬后的記賬憑證,發(fā)現(xiàn)錯誤,用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為"注銷某月某日某號憑證",同時,用藍(lán)字編寫正確的記賬憑證時摘要為"訂正某月某日某號憑證".對只有金額錯誤的會計分錄,在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時摘要為"調(diào)整某月某日某號憑證".如果所修改的是往年的錯誤憑證,那么,在"某月某日"前務(wù)必加上"某年"字樣.在此說明一點(diǎn),在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同時,應(yīng)在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明"該憑證在某月某日某號憑證已更正"的標(biāo)記,表示該憑證已被修改完畢.

二、記賬憑證摘要的寫法

針對不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容,記賬憑證的摘要內(nèi)容應(yīng)突出說明對本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重要因素,處理不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時應(yīng)強(qiáng)調(diào)不同的要素單項(xiàng)或要素組合,具體可以概括為五個要素:

1、Who

摘要要突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體.

2、What

摘要內(nèi)容應(yīng)相應(yīng)強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為實(shí)施對象.

3、When

摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生時間.

4、Where

摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生地點(diǎn).

5、Why

摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原因.

日常會計核算中利用五"W"書寫憑證摘要時,同時還應(yīng)注意以下幾個方面:

1、強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素選擇的同時,又要注意多個要素的組合

針對不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容,書寫記賬憑證摘要時應(yīng)突出說明相對本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重要的要素,即強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素.日常會計工作中,記賬憑證的"摘要"描述上容易出現(xiàn)文字過于簡單、表述不清的情況,這主要是由于忽略了單項(xiàng)要素的重要性.

例1:車間技術(shù)員張某出差返回公司報銷差旅費(fèi)480元.

不完整的寫法為:"差旅費(fèi)報銷".這種寫法過于簡單,忽略了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體車間技術(shù)員張某,容易造成會計科目使用上的混淆.在這里點(diǎn)明行為主體,是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在核算時是記入"制造費(fèi)用"賬戶還是"管理費(fèi)用"賬戶的關(guān)鍵.

正確的寫法應(yīng)為:"車間技術(shù)員張某差旅費(fèi)",顯而易見,該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要突出了行為主體Who--車間技術(shù)員.

例2:3月份第8號憑證誤將300元應(yīng)記入"原材料"賬戶記入了"周轉(zhuǎn)材料"賬戶,現(xiàn)予以更正.

不完整的寫法為:"3月份第8號憑證有誤,現(xiàn)予以更正".該摘要是對錯誤憑證作出更證的記錄,如能突出錯賬的原因,即強(qiáng)調(diào)Why,則會更完整.因此正確的寫法應(yīng)為:"3月份第8號憑證科目用錯,現(xiàn)予以更正".

注重多要素的組合.在一些較為復(fù)雜或特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中,強(qiáng)調(diào)兩個或兩個以上要素組合顯得尤為重要.

例3:收到工商銀行基本存款賬戶第四季度存款利息100元,已存入銀行賬戶.

不完整的寫法為:"收銀行存款利息".這種寫法存的問題是:一是企業(yè)的存款賬戶一般不至一個,因此有必要說是明是哪家銀行;二是利息有不同的時間段,有必要說明其屬于哪個期間.根據(jù)who+when的組合,正確的寫法為:收到**賬戶第四季度利息.

2、用好代寫符號和縮略用語,練就遣詞造句的能力

為書寫便捷,提高效率,在書寫摘要中通?？梢圆捎靡恍┐梅柣蚩s略用語,如:單價可以用@表示,噸、千克等計量單位可用"T"、"Kg"等代替.單位名稱在不影響表達(dá)和正確理解的前提下,也可采用縮略語,如:"中國銀行"可縮寫為"中行".

從語文的角度來說,書寫摘要就是造句.因此作為摘要書寫的造句,必須符合邏輯規(guī)范和語法習(xí)慣,否則,容易產(chǎn)生缺主語、缺謂語、缺賓語、主謂搭配不當(dāng)、動賓搭配不當(dāng)、主賓搭配不當(dāng)?shù)日Z法錯誤.

例4:某公司向本公司投入設(shè)備一臺,價值38000元.

錯誤書寫:"設(shè)備一臺".這種書寫缺少主語和謂語,應(yīng)將形成一臺設(shè)備的原因在摘要中指出,陳述的對象,即主語,在此句中不可省略.同時,設(shè)備是如何取得的,應(yīng)增加謂語動詞"投入".正確的寫法為:"某公司投入調(diào)設(shè)備一臺".

例5:公司向某文化用品商店購入賬簿、紙張等辦公用品計480元,以現(xiàn)金支付.

錯誤的寫法:"付辦公用品".這種寫法動賓搭配不當(dāng),付款的只能是錢,不能是實(shí)務(wù).正確的寫法:付辦公用品款.

3、考慮登記明細(xì)的需要

手工賬會計核算中,如記賬憑證的摘要,如果文字過于簡單,項(xiàng)目填寫不齊全,不僅不能全面反映該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈,而且也會給明細(xì)賬的登記帶來不便.因此,在書寫記賬憑證摘要時還應(yīng)考慮登記明細(xì)的需要,針對不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和不同性質(zhì)的科目,摘要書寫也應(yīng)有所側(cè)重,不能機(jī)械地平等對待.

例6:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A材料1200公斤,單位成本80元,金額96000元;生產(chǎn)乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700公斤,單位成本50元,金額3500元.

不完整寫法:生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用材料.雖然該摘要也簡單的概括了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,但給原材料明細(xì)賬的登記帶來了不便,因?yàn)樵牧厦骷?xì)的格式為數(shù)量金額式,不僅要記總金額,還要登記數(shù)量和單價,如果此摘要,登記明細(xì)賬時只能查原始憑證,費(fèi)時又費(fèi)力.規(guī)范的寫法:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A料1200Kg,@80;乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700Kg,@50.

當(dāng)然,"摘要"書寫時考慮登記明細(xì)的需要,不是說對每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的描述都要面面具到,這樣只會浪費(fèi)不必要的人力,加大核算工作量,不利于提高會計工作的效率.

例7:售給某公司A產(chǎn)品200件,單價500元,增值稅額17000元,貨款共計117000元,尚未收到.

不恰當(dāng)?shù)膶懛?售給某公司A產(chǎn)品200件,@500元,貨款未收到.這樣的書寫顯然考慮登記明細(xì)的需要,但是與原材料明細(xì)賬不同的是,收入明細(xì)賬只需要登記總金額,不需要登記數(shù)量和單價,該書寫顯得有些多此一舉.規(guī)范的書寫為:售給某公司A產(chǎn)品一批,貨款未收.

以上整理的資料內(nèi)容,就是我們針對"憑證中的數(shù)字書寫有什么要求?"這一問題的全部解答.憑證中的數(shù)字書寫的時候,一定要清晰明了,具體的要求規(guī)范,可參考《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》內(nèi)容.在此,小編還整理了記賬憑證摘要填寫要求,希望有所幫助.