會計憑證的裝訂有什么要求

會計憑證的裝訂是指把定期完畢的會計憑證按照編號順序,外加封面、封底,裝訂成冊,并在裝訂線上加貼封簽.在封面上,應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數(shù)以及記賬憑證和原始憑證張數(shù),并在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章.如果采用單式記賬憑證整理裝訂時,必須保持會計分錄的完整,應(yīng)按憑證號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂.對各種重要的原始單據(jù)以及各種需要隨時查閱和退回的單據(jù),應(yīng)另編目錄,單獨登記保管,并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號. 一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔.

1、會計憑證裝訂前的準備工作

①分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

②按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);

③摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;

④整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因.再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

⑤記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全.

2、如何正確處理記賬憑證的附件

過寬過長的附件,應(yīng)進行縱向和橫向的折疊.折疊后的附件外形尺寸,不應(yīng)長于或?qū)捰谟涃~憑證,同時還要便于翻閱;附件本身不必保留的部分可以裁掉,但不得因此影響原始憑證內(nèi)容的完整.

過窄過短的附件,不能直接裝訂時,應(yīng)進行必要的加工后再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上,然后再裝訂粘貼紙.原始憑證粘貼紙的外形尺寸應(yīng)與記賬憑證相同,紙上可先印一個合適的方框,各種不能直接裝訂的原始憑證,如汽車票、地鐵車票、市內(nèi)公共汽車票、火車票、出租車票等,都應(yīng)按類別整齊地粘貼于粘貼紙的方框之內(nèi),不得超出.粘貼時應(yīng)橫向進行,從右至左,并應(yīng)粘在原始憑證的左邊,逐張左移,后一張右邊壓位前一張的左邊,每張附件只粘左邊的0.6~1厘米長,粘牢即可.粘好以后要捏住記賬憑證的左上角向下抖幾下,看是否有未粘住或未粘牢的.最后還要在粘貼單的空白處分別寫出每一類原始憑證的張數(shù)、單價與總金額.

如:某人報銷差旅費,報銷單后面的粘貼單附有0.5元的市內(nèi)公共汽車票20張,1元的公共汽車票12張,285元的火車票1張,869元的飛機票1張,就應(yīng)分別在汽車票一類下面空白處注明0.5×20=10元,1×12=12元,在火車票一類下面空白處注明285×1=285元,在飛機票一類下面空白處注明869×1=869元.這樣,萬一將來原始憑證不慎失落,也很容易查明丟的是那一種票面的原始憑證,而且也為計算附件張數(shù)提供了方便.

3、會計憑證裝訂

會計憑證裝訂的要求是既要美觀大方又要便于翻閱,所以在裝訂時要先設(shè)計好裝訂冊數(shù)及每冊的厚度.一般來說,一本憑證,厚度以1.5厘米至2.0厘米為宜,太厚了不便于翻閱核查,太薄時可用紙折一些三角形紙條,均勻地墊在此處,以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致.

有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法,裝訂起來簡單易行,這也很不錯.它的具體操作步驟如下:

(1)封面和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質(zhì)地相同的紙,可以再找一張憑證封皮,以封面的寬為邊長,疊成正方形,裁下多余部分,將正方形放在封面上角,做護角線.

(2)具體做法是,將正方形二次中分對折,形成四個相等的正方形,再將其中一個沿對角線對折(即折一個角),用膠水把該角黏貼在下面的封面上,用夾子夾住,用裝訂機在該角的45度分角線上分布均勻地打兩個眼兒,注意不要打在、更不要超出折疊出的對角線上.

(3)大針引線繩穿過兩個眼兒.如果沒有針,可以將回形別針順直,然后將兩端折向同一個方向,將線繩從中穿過并夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機打出的眼是可以穿過的.

(4)在憑證的背面打結(jié).線繩最好把憑證兩端也系上.

(5)將護角向左上側(cè)折,并將一側(cè)剪開至憑證的左上角,然后抹上膠水.

(6)向上折疊,并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死.

(7)待晾干后,在憑證本的背上面寫上"某年某月第幾冊共幾冊"的字樣.裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章.現(xiàn)金憑證、銀行憑證或轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號.