1、下載“外貿(mào)企業(yè)出口退稅申報系統(tǒng)”，并安裝。插上“海關(guān)口令卡”，點擊外貿(mào)系統(tǒng)進(jìn)入，直接點擊“確認(rèn)”，無需填寫用戶名及密碼。
  2、進(jìn)入系統(tǒng)后，點擊菜單欄上“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集”→“退(免)稅備案相關(guān)申請錄入”→“出口退(免)稅備案”，點擊進(jìn)入。
  3、點擊進(jìn)入后，點擊“增加”，將加載出申請表。
  4、申請表的內(nèi)容按照公司實際情況填寫，可參考“填表說明”填寫;特別注意：主管稅務(wù)機關(guān)、主管稅務(wù)機關(guān)代碼、退稅開戶銀行、退稅銀行賬號等信息需錄入正確，其中“退稅開戶銀行”需填寫銀行代碼，而非銀行中文名稱。
  5、信息均填寫完整后，點擊“保存”。
  6、保存信息后，點擊菜單欄“退稅正式申報”→“打印退(免)稅備案相關(guān)報表”，點擊選擇打印“出口退(免)稅備案表”，點擊“確認(rèn)”。
  7、點擊菜單欄“退稅正式申報”→“生成退(免)稅備案相關(guān)報表”后點擊選擇“出口退(免)稅備案申報”，將生成zip格式文件。
  8、將生成出的文件刻錄成光盤，帶上打印出的申請表蓋上公章，到所屬國家稅務(wù)局備案。
一般貿(mào)易出口退稅需要提供的材料如下：
  核銷和退稅申報所需資料
  收匯核銷所需資料：
  1，核銷單
  2，報關(guān)單(出口收匯專用聯(lián))，前提已以電子口岸交單
  3，銀行結(jié)匯水單
  4，出口收匯核銷表(一式兩份)
  退稅申報所需資料：
  1，核銷單(退稅專用聯(lián)，已核銷過)
  2，報關(guān)單(退稅專用聯(lián))，前提是在電子口岸下的出口退稅子欄目下已交單
  3，進(jìn)項發(fā)票(已認(rèn)證)
  4，出口發(fā)票(有些地方不用附此單證)
  以上資料把報關(guān)單順序，外加封皮封底裝訂